Dobór sali zależy od charakteru i tematyki szkoleń, ponieważ im bardziej biznesowe, tym miejsce powinno być bardziej ekskluzywne. Sala powinna być wyposażona w możliwość podłączenia odpowiedniego sprzętu, korzystania z internetu jak również narzędzi, by móc wyświetlać potrzebne informacje. Jest to ogromnie ważne, ponieważ każda godzinna dla prezentera jest bardzo cenna i nie może sobie pozwolić na żadne opóźnienia z powodu braku prądu czy niskiej jakości przesyłu danych. Na sali rozmieszcza się stoły i krzesła w taki sposób, aby klientom było wygodnie. Może to być jeden długi stół, jak też kilka mniejszych stolików dla maksymalnie 5 osób. Oświetlenie należy sprawdzić pod kątem widoczności z każdego miejsca w sali.
Na długim i całodziennym szkoleniu nie może zabraknąć cateringu. Osoby przybywające powinny czuć się bezpiecznie, dlatego woda mineralna, soki, kawa i herbata są podstawą jeśli chodzi o napoje. W godzinach południowych zamawiany jest lunch i w tym wypadku warto pokusić się o zamówienie z dobrej restauracji, aby jakość przekąsek była na najwyższym poziomie. Goście opłacający szkolenie, mają wliczony catering, materiały i ewentualne wsparcie po szkoleniu. Opinia przekazywana jest bardzo szybko, dlatego organizator musi zadbać o to, aby uczestnicy byli zadowoleni. Materiały szkoleniowe mogą być wydrukowane, jak również przekazane na płycie CD czy na pendrivie. Zanim jednak zostaną rozdane, muszą zostać solidnie przygotowane pod względem merytorycznym. Wykonuje się je na kilka tygodni przed szkoleniem. W ofercie szkolenia, po jego wypromowaniu, należy podać mapę dojazdu, plan szkolenia, termin oraz godziny realizacji. Dzięki temu goście będą wiedzieli, czego dokładnie mogą się spodziewać.
Ostatnim etapem jest udekorowanie sali i wykonuje się to na dzień przed szkoleniem. Dekoracja powinna być tematycznie powiązana, natomiast standardem są kwiaty na stołach, czyste obrusy na których przygotowane są filiżanki do kawy, czy zaprezentowane gadżety przez organizatora. Jeśli przy okazji firma chce się wypromować, to przedstawia swoje logo oraz zakres działań, na specjalnych makietach. Jeśli szkolenie odbywa się latem, wówczas włączana jest klimatyzacja lub otwierane są okna. Podczas szkolenia organizuje się krótkie przerwy, dlatego szwedzki stół lub specjalne miejsce, by móc odetchnąć także mogą być przydatne. Prezenter powinien schludnie i elegancko wyglądać, a także mieć przygotowany laptop z dokumentacją. Jego wcześniejsze przybycie jest ważne, ponieważ to on wita gości. Jeśli prowadzi szkolenie ze wspólnikiem, wówczas dzielą się przygotowaniami.
Autor: Ślęza