Wyposażenie biura
Planując wyposażenie biura należy wziąć pod uwagę fakt, że wraz upływem czasu segregatorów i teczek z dokumentami będzie szybko przybywać. Każdy kto prowadzi lub prowadził nawet niewielką działalność gospodarczą wie jak szybko zaczyna brakować miejsca do ich składowania. Dlatego tak ważny jest zakup odpowiednich mebli do biura. Z mojego doświadczenia wynika, że najlepiej w biurze sprawdzają się regały wysokiego składowania. Są to bardzo solidne i pojemne konstrukcje, pozwalające maksymalnie wykorzystać pomieszczenie, w którym się znajdują. Dużą zaletą tych mebli jest również to, że są stosunkowo tanie.
W przypadku większych firm, które generują znaczną ilość dokumentów nie możliwe będzie pomieszczenie całej dokumentacji w biurze. Konieczne może okazać się wygospodarowanie osobnego pomieszczenia na archiwum i wyposażenie go w specjalne meble przeznaczone do archiwizacji dokumentów. W przypadku braku wolnego pomieszczenia, można do tego celu zaadoptować na przykład korytarz lub piwnicę.
W biurze oprócz klasycznych regałów warto też zamontować zamykaną szafę stalową, by móc w bezpieczny sposób przechowywać szczególnie ważne dokumenty.
Najważniejszy jest porządek
W przypadku dużej i stale rosnącej ilości dokumentów bardzo łatwo o bałagan. Aby tego uniknąć należy stale dbać o porządek. Każda teczka i segregator powinny mieć swoje miejsce. Jeśli o to zadbamy nie będzie nam straszna żadna niezapowiedziana kontrola z urzędu.
Jasne zasady segregacji i składowania dokumentów należy wprowadzić tak szybko jak to tylko możliwe. Należy pamiętać jednak o tym, że system zadziała tylko wtedy, gdy będzie przestrzegany przez wszystkie osoby mające dostęp do dokumentów.
Porządek w dokumentacji jest też bardzo ważny w przypadku działalności jednoosobowej. Odpowiednie przechowywanie i archiwizowanie to podstawa. W natłoku codziennych obowiązków łatwo zapomnieć o zasadach, dlatego warto je sobie zapisać w widocznym miejscu i skrupulatnie przestrzegać.
Praktyka pokazuje, że taka instrukcja postępowania z dokumentami doskonale się sprawdza zarówno w dużych jak i małych przedsiębiorstwach.
