Środa, 19.09.2018, imieniny: Januarego, Konstancji, Leopolda

Przechowywanie dokumentów w biurze

  • 11.03.2018, 21:00 (aktualizacja 11.03.2018 22:03)
  • artykuł sponsorowany
Przechowywanie dokumentów w biurze
Biuro jest pomieszczeniem wielkozadaniowym. Musi się w nim znaleźć także miejsce na różnego rodzaju dokumenty księgowe oraz dotyczące bieżącej działalności firmy. Biorąc pod uwagę ogrom dokumentacji nie jest to zadanie proste. Co należy, więc zrobić by w sposób efektywny, wygodny i bezpieczny przechowywać dokumenty?

Wyposażenie biura

Planując wyposażenie biura należy wziąć pod uwagę fakt, że wraz upływem czasu segregatorów i teczek z dokumentami będzie szybko przybywać. Każdy kto prowadzi lub prowadził nawet niewielką działalność gospodarczą wie jak szybko zaczyna brakować miejsca do ich składowania. Dlatego tak ważny jest zakup odpowiednich mebli do biura. Z mojego doświadczenia wynika, że najlepiej w biurze sprawdzają się regały wysokiego składowania. Są to bardzo solidne i pojemne konstrukcje, pozwalające maksymalnie wykorzystać pomieszczenie, w którym się znajdują. Dużą zaletą tych mebli jest również to, że są stosunkowo tanie.

Żak Starogard
Żak Starogard
Żak Starogard

W przypadku większych firm, które generują znaczną ilość dokumentów nie możliwe będzie pomieszczenie całej dokumentacji w biurze. Konieczne może okazać się wygospodarowanie osobnego pomieszczenia na archiwum i wyposażenie go w specjalne meble przeznaczone do archiwizacji dokumentów. W przypadku braku wolnego pomieszczenia, można do tego celu zaadoptować na przykład korytarz lub piwnicę.

W biurze oprócz klasycznych regałów warto też zamontować zamykaną szafę stalową, by móc w bezpieczny sposób przechowywać szczególnie ważne dokumenty.

Najważniejszy jest porządek

W przypadku dużej i stale rosnącej ilości dokumentów bardzo łatwo o bałagan. Aby tego uniknąć należy stale dbać o porządek. Każda teczka i segregator powinny mieć swoje miejsce. Jeśli o to zadbamy nie będzie nam straszna żadna niezapowiedziana kontrola z urzędu.

Jasne zasady segregacji i składowania dokumentów należy wprowadzić tak szybko jak to tylko możliwe. Należy pamiętać jednak o tym, że system zadziała tylko wtedy, gdy będzie przestrzegany przez wszystkie osoby mające dostęp do dokumentów.

Porządek w dokumentacji jest też bardzo ważny w przypadku działalności jednoosobowej. Odpowiednie przechowywanie i archiwizowanie to podstawa. W natłoku codziennych obowiązków łatwo zapomnieć o zasadach, dlatego warto je sobie zapisać w widocznym miejscu i skrupulatnie przestrzegać.

Praktyka pokazuje, że taka instrukcja postępowania z dokumentami doskonale się sprawdza zarówno w dużych jak i małych przedsiębiorstwach.

artykuł sponsorowany
Podziel się:

Pozostałe